אם פתחתם עסק, ככול הנראה שכבר גיליתם עד כמה מדובר במשימה מאתגרת שכרוכה בלא מעט משימות ופעולות, כאשר אחת מהן היא התנהלות מוסדרת מול רשויות המיסים. מכאן שלצד התנהלות מול מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ, ולצד שליחת קבלה, גביית מע"מ והצהרת הון, בין היתר גם נדרשים לוודא שיודעים כיצד משיגים אישור ניהול ספרים. אז מה זה אישור ניהול ספרים, למה הוא נדרש, כיצד מבצעים זאת, ומה עושים לאחר שמשיגים אותו? לרשותכם מגוון תשובות חשובות!
מה עומד מאחורי ניהול ספרים?
אם אתם עצמאיים אך טרם עצרתם להבין במה מדובר? נעצור להסביר שאישור ניהול ספרים הוא חלק חשוב בניהול העסק, כאשר הגוף שאחראי על כך הנו רשות המיסים. מדובר בכלי שמאפשר לוודא שהעסק מקיים תיעוד הנהלת חשבונות כנדרש, לפי סך התקנות. תיעוד זה נדרש על מנת שמגוון גופים ציבוריים יוכלו לעבוד מולכם – נותני שירות עצמאיים. כאן ראוי לחדד שתחת ההגדרה "גופים ציבוריים" ניתן למצוא גופים ממלכתיים שפועלים מטעם המדינה, חברות בורסאיות, גופים שמתוקצבים מטעם המדינה ועוד. מכאן שאם רוצים ליהנות מלקוחות גדולים ומשמעותיים, יש צורך להוציא אישור ניהול ספרים.
כיצד משיגים אישור ניהול ספרים?
עתה כאשר הצורך מובן, רק נעצור להבהיר כיצד משיגים אישור מעין זה. ובכן כל עוד פתחתם תיק כעוסק עצמאי כנדרש, רק צריך להיכנס לאתר של רשות המיסים ולהנפיק את האישור הרצוי. לשם כך נדרשים להזין מגוון נתונים מזהים וזהו – פשוט ויחסית מהיר. בתום התהליך תקבלו את האישור המיוחל ישירות לתיבת המייל, אותו מציגים בפני מי שמבקשים לעבוד מולו. אינכם אנשים של מדיה מקוונת? ניתן לעבוד בהתאם לשיטה הישנה. ניתן להגיע ישירות למשרד של רשות המיסים שאליו משויכים ולהשיג את האישור הנחוץ.
מוודאים שהפעולה הוסדרה כראוי
בתום מילוי סך הפרטים, יש לוודא שהבקשה אכן תקינה ונקלטה כראוי. לשם כך יש לעשות פעולה פשוטה – להיכנס מחדש לאתר של רשות המיסים ופשוט לבצע בדיקה. כיצד? היעזרו בקטגוריית "אישורים לצורך ניכוי מס" ותוודאו שהכול הוסדר כשורה. תוודאו שקיימת רפובליקה "אישור ניהול ספרים" ושמתחת מופיע וי בצבע ירוק. מגלים בעיה? תמיד ניתן לפנות אל רואה החשבון ולבקש סיוע.
חשוב לדעת!
כפי שראינו, מדובר באישור שגופים ציבוריים נדרשים לבדוק כאשר הם מבקשים לעבוד עם מגוון ספקים ונותני שירות, ממש בדומה לאישור ניכוי מס. עם זאת, יש לקחת בחשבון שאישור זה לא מהווה אישור בכול הנוגע לקבילות פנקסי חשבונות, ואף ראוי להפנים שהאישור אינו מחייב בשום צורה בפני בית המשפט – אינו מכריע לגבי התקינות של הדו"חות ומועד הגשתם. מה עוד ראוי לדעת? שאין זה כלל משנה אם אתם עוסק פטור או מורשה. אישור ניהול ספרים נדרש מכל עסק באשר הוא!
חשיבות התנהלות תקינה באופן שוטף
לסיכום נציין שמדובר בפעולה פשוטה ומהירה. מכאן שגם אם מקבלים דרישה להשיג אישור עבור עבודה שצריכה לצאת לפועל ממש בזמן הקרוב, טוב לדעת שאין בעיה. מדובר בהליך מקוון ומהיר. האישור לא ניתן? מדובר בסימן שההתנהלות השוטפת אינה תקינה. במקרה זה צרו קשר עם מענה טלפוני ותבקשו הבהרה, או ששוב תפנו אל רואה החשבון כדי שיסייע לסגור את הפינה. מה עוד חשוב לדעת? שאם אתם עוסקים מורשים, אתם מחויבים בהתנהלות יותר מוקפדת. מכאן שאם לצורך הדוגמה אינכם מנהלים ספר הזמנות או ספר לקוחות כנדרש, פקיד השומה עשוי למצוא עילה מוצדקת לפסול את הספרים, כך שאתה עבודה מול גוף ציבורי תידרש להידחות או להתבטל. מסקנה? כל עסק עצמאי צריך לוודא שהוא מתנהל כחוק, וזאת כדי שברגע האמת השגת האישור תתאפשר בצורה מהירה.